環(huán)境保護檔案管理的現(xiàn)狀與展望
引言
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，環(huán)境污染已成為社會各界越來越關(guān)心的熱點問題，因此，環(huán)境保護工作的重要意義也越來越被人們所認識。與此同時，在環(huán)保工作中形成的環(huán)保檔案也越來越凸現(xiàn)出其重要性。
環(huán)保檔案是中央和地方環(huán)境保護機構(gòu)在環(huán)境管理、監(jiān)測、科研、宣傳、教育、新聞、出版等環(huán)境保護活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是環(huán)境管理活動決策的重要依據(jù)和憑證，是制訂環(huán)境規(guī)劃和標準的重要依據(jù)，是正確進行環(huán)境評價、開展環(huán)境科研工作的必要條件，是傳遞、交流、宣傳環(huán)保技術(shù)信息的重要工具，同時是我國環(huán)保事業(yè)的重要組成部分，因此環(huán)保檔案的重要地位是不可忽視的。
1 發(fā)展現(xiàn)狀
環(huán)保檔案管理工作隨著環(huán)保事業(yè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，出現(xiàn)了前所未有的變化。首先，檔案的載體不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為主，出現(xiàn)了電子文件、多媒體光盤等多種形式的載體。如環(huán)保部門內(nèi)部文件的起草、簽發(fā)、催辦等運作過程都是在局域網(wǎng)中完成，上下級之間的文件來往也直接從網(wǎng)上接收與上報；環(huán)境監(jiān)測中空氣、水、污染源也相繼采用在線監(jiān)測，所獲大量的原始數(shù)據(jù)直接從通訊線路上傳遞；環(huán)？蒲姓n題也以電子版的形式出現(xiàn)，其中還包括大型電子監(jiān)測點位分布圖、設(shè)計圖等電子文件。其次，國家的發(fā)展、社會的進步、人民生活水平的提高、各行業(yè)的發(fā)展擴大，對環(huán)保檔案的需求也越來越高，不再局限于本機關(guān)的利用，還要滿足于政府決策，滿足于相關(guān)單位、企業(yè)的利用；不再是提供本單位的幾個數(shù)據(jù)、幾張圖紙，而是要求系統(tǒng)地查閱某一事項的前因及后果關(guān)系，打破了時間、地域、部門限制，從而系統(tǒng)成套地利用環(huán)保檔案。第三，當前的社會發(fā)展突飛猛進，政府要做出符合實際又積極的決策，就要了解過去，面對現(xiàn)實，預(yù)測未來。及時、準確地向政府提供所需要的環(huán)境保護檔案信息，以便于政府迅速做出正確的決策，是環(huán)保部門新時期的新任務(wù)。[1]
為適應(yīng)環(huán)保檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地實現(xiàn)環(huán)保檔案的各項職能，單憑傳統(tǒng)的檔案管理方法是遠遠不夠的。應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法是適應(yīng)環(huán)保檔案工作轉(zhuǎn)軌變型的迫切需要，隨著改革的不斷深入和市場經(jīng)濟的建立，環(huán)保檔案管理工作也隨之轉(zhuǎn)軌變型，主要表現(xiàn)在環(huán)保檔案管理工作由過去的封閉半閉型、單一性向開放型、多面性轉(zhuǎn)變；從一般保管查詢向信息知識再生產(chǎn)轉(zhuǎn)變；從檔案信息的分散管理向網(wǎng)絡(luò)化管理方面轉(zhuǎn)變。因此迫切地需要把現(xiàn)代化管理方法應(yīng)用到環(huán)保檔案工作中去。[2]
2 存在問題
目前，環(huán)保檔案工作還存在政策機制有待完善、基礎(chǔ)能力不強、資源保障不足、隊伍培養(yǎng)不力、專業(yè)水準不高和開發(fā)應(yīng)用不夠等問題。
2.1 檔案工作發(fā)展極不平衡
目前，環(huán)境保護機構(gòu)由于受職權(quán)、資金、場地、人員緊張、管理制度薄弱的影響，導(dǎo)致各環(huán)保單位檔案工作的發(fā)展極不平衡，進而使得人們對檔案管理工作的重要性和意義認識不足，在日常工作中不注意環(huán)保檔案資料的收集和整理。在實踐中，一些有財力作保障的單位可以投入幾萬甚至十幾萬改善和加強檔案室的軟硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化;而有些單位連最基本的檔案保管條件都無法保證。這是造成環(huán)保單位檔案工作不能在同一水平線上均衡發(fā)展的主要原因。
2.2 檔案人員的素質(zhì)難以適應(yīng)檔案管理的要求
逐步建立健全起來的檔案管理各項規(guī)章制度，使檔案工作無論在管理方法還是在檔案文件的形成、收集、管理、保管、利用、編研等方面都有章可循。但是，在環(huán)保部門檔案管理人員中，尤其在基層環(huán)保部門，卻存在“三多一少”的現(xiàn)象，即非檔案專業(yè)畢業(yè)的多、兼職的多、沒有參加過專業(yè)培訓(xùn)的多，系統(tǒng)掌握檔案管理、信息技術(shù)的復(fù)合型人才極為缺乏；而且，檔案人員往往身兼數(shù)職；此外，老檔案員相繼離崗后，新任人員還較缺乏管理方法和經(jīng)驗。最重要的是，計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)在檔案工作中的逐步推廣應(yīng)用，也給進一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。[3]
隨著環(huán)境保護事業(yè)的迅速發(fā)展和環(huán)境問題研究的不斷深入，對于環(huán)境問題研究的文獻資料也在大量增加。其文獻具有內(nèi)容豐富、類型復(fù)雜、綜合交叉、載體多樣化等特點，為環(huán)保管理的現(xiàn)代化提供了豐富的“食糧”，同時又給廣大科技人員的查閱和科技情報管理機構(gòu)帶來了一定的困難，文獻的增長率已超出了人們將它妥善處理的能力和條件，大量的文獻未能進人正常的渠道。
2.3 環(huán)保檔案管理系統(tǒng)分散，加工處理效率較低，收集系統(tǒng)和使用效益較差
因沒有統(tǒng)一要求和嚴格的規(guī)范管理，有些科研人員忽視了科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔是科研的一部分？蒲姓撐模瑘蟾娉鰜砹藲w檔，但其他材料及原稿卻未附上。另外，由于靠層層上報匯總，缺乏管理，滿足于報數(shù)據(jù)，造成信息分散，系統(tǒng)不配套。沒有建立有效的綜合分析手段和方法，信息資源不能共享等問題，大大降低了檔案效益發(fā)揮。
3 主要對策與措施
要做好環(huán)境保護機關(guān)檔案管理工作，首先要按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的要求進行機關(guān)檔案工作的組織管理，確保機關(guān)檔案機構(gòu)職能的順利實施和機關(guān)檔案工作的順利開展[4-6]。此外，建立和完善環(huán)保檔案工作機制，重點探索建立依法管檔機制，規(guī)范工作運行機制、干部培養(yǎng)機制、區(qū)域交流機制、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督機制以及建立開發(fā)、編研和應(yīng)用的資源共享機制，為環(huán)保檔案工作更好地服務(wù)于探索環(huán)保新道路提供有力保證。
3.1 依法建檔，提高檔案意識
各部門和單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要堅持依法治檔，要在機關(guān)大力宣傳建立檔案的重要性和必要性，把環(huán)保檔案工作提上重要日程。運用機關(guān)檔案工作中的正反事例，不斷提高機關(guān)工作人員對檔案重要性的認識，增強他們依法建檔的法制觀念，努力為本機關(guān)抓好建檔工作營造一個良好的氛圍。
3.2 創(chuàng)新思路，提高檔案管理水平
檔案工作思路創(chuàng)新可使檔案管理工作充滿生機和活力，檔案工作管理模式的創(chuàng)新是提高檔案工作效率的有效途徑，檔案工作管理機制創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力。要創(chuàng)新檔案工作思路和管理模式，就要解決好主動服務(wù)、開放服務(wù)的問題，搞好提前預(yù)測、事中參與和事后服務(wù)。用創(chuàng)新的工作思維去解決工作中的新問題。[7]
3.2.1 加強宣傳、提高認識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視 各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭取全社會的大力支持，提高全民特別是各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，營造一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
3.2.2 夯實基礎(chǔ)，做好檔案基礎(chǔ)工作 檔案人員要了解庫藏檔案內(nèi)容，清楚檔案成份的構(gòu)成、檔案的門類、檔案的分類、載體形式、保存期限、存放位置及查找方法。
3.2.3 加強管理，制訂辦法，狠抓制度落實 要搞好檔案管理，就要對產(chǎn)生的文書檔案從收集、歸檔到移交檔案室實行統(tǒng)一管理，制訂一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。要對檔案的日常保管、借閱、利用等作出明確規(guī)定，依法進行管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保文書檔案的質(zhì)量。
3.2.4 注重進室（檔案室）檔案質(zhì)量 避免無價值檔案進室 檔案在進室之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對案卷質(zhì)量檢查時涉及到鑒定；三是檔案室接收之前對案卷進行過檢查。為保證檔案進室質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點之一，及時監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案室接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案解決在進室之前。
3.2.5 改革現(xiàn)行文書檔案保管期限表，以便于鑒定操作 一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級報送文件等保管期限劃分偏高，進室后多數(shù)無人問津，占用了庫房，又為鑒定工作增添了負擔。二是從檔案角度制訂文書檔案保管期限表，如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導(dǎo)致檔案室各宗檔案的重復(fù)，這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決只靠進室后檔案室鑒定剔除，難度相當大。三是保管期限劃定要明確。
4 做好檔案利用過程中的保密監(jiān)督工作
4. 1制度建設(shè)
檔案利用規(guī)章制度一般有閱讀制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。
4.2 隊伍建設(shè)
擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)。此外，還要有較強的工作能力和敏銳的觀察能力，善于做檔案利用者的工作，能獨立處理檔案利用中出現(xiàn)的問題。
因此，檔案管理人員要堅持不斷地學(xué)習，緊跟社會經(jīng)濟高速發(fā)展的時代要求，不斷提高檔案管理水平。
4.3 監(jiān)督措施
在檔案利用中，要根據(jù)利用對象的不同，加強重點監(jiān)護，以保證檔案的完好無損。為此，檔案管理人員要做到“四勤”，即嘴勤、眼勤、手勤、腦勤。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應(yīng)報告有關(guān)部門，以便及時查處，挽回損失。
5 利用信息技術(shù)，做好環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理工作
在信息高速發(fā)展的今天，計算機的發(fā)展應(yīng)用已成為趨勢，同時也為環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展提供了一個新的機遇。我們一定要充分抓住這個時機，珍惜機遇，用好機遇，將現(xiàn)代科學(xué)的管理思想、方法、技術(shù)和手段用于環(huán)保檔案的管理，使檔案管理現(xiàn)代化水平有很大提高，為加快促進環(huán)保檔案的現(xiàn)代化共同努力，使環(huán)保檔案事業(yè)在為社會主義現(xiàn)代化服務(wù)中得到更快更好的發(fā)展。
5. 1建立計算機檢索系統(tǒng)
就是將計算機中存儲的檔案文件，按照利用者要求找出信息，提供利用。要充分利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調(diào)整時可利用計算機進行檢索，以提高工作效率。
5.2 建立計算機編目系統(tǒng)
就是把檔案的形成單位、編號、入庫時間、在庫房存放位置、保管期限、密級等項目以一定格式用計算機存儲起來，編成各種目錄和索引，它具有一次加工輸入可多方面利用的優(yōu)點。
5.3 建立計算機借閱管理系統(tǒng)
它具有對借閱、查找、準確、迅速地記錄和注銷各種數(shù)據(jù)的功能。可在檔案室中設(shè)立計算機終端，供檢索借閱之用，利用者把自己的查閱證號碼和所需檔案號碼通過終端鍵盤告訴計算機，計算機可以立即告訴利用者能否查到所需檔案，此后計算機把信息傳輸?shù)较鄳?yīng)庫務(wù)，就可以很快把所需檔案從庫房送到利用者手中。
5.4 認真做好電子檔案的管理工作
在加強電子檔案收集的同時，做好電子檔案的備份，確保電子檔案的安全。對檔案的安全采取預(yù)防為主、防救結(jié)合的方針，要切實做到檔案管理與檔案安全一起抓。
5.5 切實加強領(lǐng)導(dǎo)，努力開創(chuàng)環(huán)保檔案工作新局面
要堅持正確的用人導(dǎo)向，用事業(yè)留人、待遇留人、感情留人。每一個工作崗位都是干事創(chuàng)業(yè)的舞臺，有作為就有地位，有付出就有收獲。
6 展望
總之，檔案是社會的財富、歷史的記憶，檔案工作是用科學(xué)的原則和方法來管理檔案，是—項“功在當代，利在千秋”的事業(yè)。檔案室不單純是保管檔案的場所，也是組織檔案信息交流的中心，是保證檔案能夠得以安全保管和傳延下去的組織形式，是環(huán)保工作和社會各方面獲取環(huán)保信息的寶庫。
在信息高速發(fā)展的今天，計算機的發(fā)展應(yīng)用已成為趨勢，同時也為環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展提供了一個新的機遇。我們一定要充分抓住這個時機，珍惜機遇，用好機遇，將現(xiàn)代科學(xué)的管理思想、方法、技術(shù)和手段用于環(huán)保檔案的管理，使檔案管理現(xiàn)代化水平有很大提高，為加快促進環(huán)保檔案的現(xiàn)代化共同努力，使環(huán)保檔案事業(yè)在為社會主義現(xiàn)代化服務(wù)中得到發(fā)展。
參考文獻
[1] 淺談環(huán)保檔案如何適應(yīng)現(xiàn)代化管理.寧波市檔案館館藏期刊(4).2007.12.
[2] 環(huán)保檔案現(xiàn)代化的問題與數(shù)字化管理.2010.NO.07.
[3] 淺議如何使檔案在環(huán)境保護中發(fā)揮更大的作用.2010,1百科論壇.
[4] 李英杰.改革環(huán)保檔案工作的探討[J].環(huán)境監(jiān)測管理與技術(shù),1997:4-15.
[5] 陳德萍,孫美霞,尚新生.淺談環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理[J].山東環(huán)境,1999:65-67.
[6] 張德慧.加強環(huán)保檔案管理促進環(huán)保事業(yè)發(fā)展[J].內(nèi)蒙古環(huán)境保護,1999,4.
[7] 張寶寶.提高環(huán)保檔案工作管理水平[J].福建環(huán)境,1996:18-20.
作者簡介：鄧澤華（1965-），女，助理工程師，從事檔案管理工作。
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